Kontingente (Quota)

Definition

Ein Kontingent (Quota) definiert, wie viele Minuten/Stunden eine Mitarbeiter:in für eine bestimmte Zeitklasse (z. B. Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Überstunden, etc.) in einem Zeitraum zur Verfügung hat. Chronapp verwendet Kontingente, um verbuchte Arbeitszeiten gegen verfügbare Zeit-Budgets abzugleichen.

Es gibt zwei Arten von Kontingenten:

• Periodenkontingente: Gültig für ein beliebiges Start- und Enddatum innerhalb desselben Kalenderjahres.
• Jahreskontingente: Gültig pro ganzem Kalenderjahr (01.01.–31.12.) und ggf. über mehrere Jahre fortlaufend.

Datenmodell (vereinfacht)

Ein Kontingent besitzt u. a. folgende Felder:

• user: Mitarbeiter:in, für die das Kontingent gilt.
• timeclass: Zeitklasse, für die das Kontingent gilt. Nur Zeitklassen, die Kontingente erlauben, sind zulässig.
• from / to: Gültigkeitszeitraum.
• quotaInMinutes: Umfang des Kontingents in Minuten.
• yearly: Kennzeichen, ob es sich um ein Jahreskontingent handelt.

Regeln und Validierungen

Die wichtigsten fachlichen Regeln bei der Erstellung und Pflege von Kontingenten:

1. Pflichtfelder

   • Beginn (from), Ende (to), Benutzer:in (user) und Zeitklasse (timeclass) müssen gesetzt sein.
   • quotaInMinutes muss > 0 sein.

2. Zeitraumlogik

   • Beginn muss vor Ende liegen.
   • Periodenkontingente müssen innerhalb eines Kalenderjahres liegen.
   • Jahreskontingente müssen volle Kalenderjahre umfassen: exakt 01.01.–31.12.

3. Zeitklassen-Eignung

   • Nur Zeitklassen, die in der jeweiligen Periode für Kontingente freigegeben sind, sind zulässig.
   • Nur Zeitklassen, welche für Jahreskontingente freigegeben sind, lassen sich als Dauerkontingente erfassen.

4. Überschneidungen

   • Ein neues oder geändertes Kontingent darf sich nicht mit einem bestehenden Kontingent derselben Zeitklasse und derselben Person überschneiden.
   • Bei Massenerfassung für mehrere Personen wird die Überschneidungsprüfung pro Person durchgeführt.

5. Restquoten und Änderungen

   • Bei Änderungen oder Aufteilungen prüft das System die Restkontingente gegenüber bereits verbuchten Arbeitszeiten.
   • Wird durch eine Änderung das Restkontingent negativ, wird die Änderung abgelehnt.
   • Beim Löschen von Kontingenten verhindert das System das Löschen, wenn Arbeitszeiten ausserhalb verbleibender Quoten liegen oder Restquoten-Regeln verletzt würden.

Jahreskontingente vs. Periodenkontingente

• Jahreskontingente sind speziell, da sie oft über mehrere Jahre laufen können. Intern werden solche Kontingente für Berechnungen pro Jahr „virtuell“ aufgeteilt, damit Restquoten pro Jahr korrekt ermittelt werden.
• Periodenkontingente sind flexibler (z. B. nur ein Monat, oder ein konkreter Sonntag), müssen aber innerhalb eines Jahres liegen.

Bearbeitung und Aufteilen

Beim Aktualisieren eines Kontingents können zwei Fälle unterschieden werden:

• Ändern (ohne Aufteilung): Zeitraum und Umfang werden angepasst. Dabei dürfen keine Restquoten negativ werden und es darf zu keinen Überschneidungen kommen.
• Aufteilen (Split): Ein bestehendes Kontingent wird in zwei Abschnitte aufgeteilt (z. B. „Ändern ab“ Datum). Dabei gilt u. a.:
  • Die Zeitklasse darf nicht geändert werden.
  • Spezielle Regeln kontrollieren, dass das neue „Ändern ab“-Datum innerhalb des ursprünglichen Intervalls liegt und die Restquoten konsistent bleiben.

Berechtigungen

Die Sicht- und Schreibrechte für Kontingente werden differenziert geprüft. Relevante Permissions sind u. a.:

• Lesen: quota.read, quota.read.self, quota.read.ou, quota.read.coco, quota.read.tenant
• Schreiben: quota.write, quota.write.ou, quota.write.coco, quota.write.tenant
• Zeitklassen lesen: timeclass.read (u. a. zur Auswahl geeigneter Zeitklassen)

Neben den oben genannten generischen Rechten prüft der Server bei der Anlage/Bearbeitung die Berechtigung pro Benutzer:in und ob die ausgewählte Zeitklasse für Quoten erlaubt ist.

Typische Anwendungsfälle

• Behördlich bewilligte Sonntagsarbeit
• Weiterbildungsbudget pro Quartal/Jahr
• angeordnete Überstunden

Fehlermeldungen (Auszug)

• „Beginn muss vor Ende sein.“
• „Beginn und Ende müssen im gleichen Kalenderjahr liegen (für nicht-jährliche Kontingente).“
• „Jahreskontingente sind nur für volle Jahre erlaubt (01.01.–31.12.).“
• „Zeitklasse ist ungültig (oder für Jahreskontingente nicht erlaubt).“
• „Dieses Kontingent überschneidet sich mit einem anderen Kontingent.“
• „Änderung würde zu negativem Restkontingent führen.“
• „Kontingent kann nicht gelöscht werden, da Arbeitszeiten ausserhalb verbleibender Quoten liegen.“

Best Practices

• Jahreskontingente verwenden, wenn Budgets pro Kalenderjahr geführt werden sollen.
• Periodenkontingente einsetzen, wenn temporäre Budgets benötigt werden (z. B. projektspezifisch innerhalb eines Jahres).
• Zeitklassen sorgfältig konfigurieren (Freigabe für Quoten bzw. Jahresquoten), um ungültige Kombinationen zu vermeiden.
• Bei Änderungen zuerst prüfen, ob bereits viele Zeiten verbucht sind; ggf. mit „Aufteilen ab Datum“ arbeiten.

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