Abwesenheiten
Beschreibung
Abschnitt betitelt „Beschreibung“Abwesenheiten, oder auch Absenzen, beschreiben eine Dauer, über einen Zeitraum verteilt, in der während der Arbeitszeit aus einem bestimmten Grund keine Arbeit geleistet wird. Der Grund für die Abwesenheit wird über die Abwesenheitsart angegeben.
Teile einer Abwesenheit
Abschnitt betitelt „Teile einer Abwesenheit“Zeitraum
Abschnitt betitelt „Zeitraum“Der Zeitraum einer Abwesenheit wird über ein Start- und Enddatum definiert. Die Abwesenheit umfasst dann alle Tage zwischen Start und Ende, inklusive Start und Ende. Bei einer eintägigen Absenz können das Start- und Enddatum übereinstimmen. Ansonsten muss das Startdatum immer vor dem Enddatum liegen. Zeiträume müssen nicht zwingend in der Zukunft liegen.
Abwesenheitsart & Saldo
Abschnitt betitelt „Abwesenheitsart & Saldo“Die Abwesenheitsart beschreibt den Grund einer Abwesenheit. Beispiele sind:
- Ferien
- Krankheit
- Kompensation
Zu jeder Abwesenheitsart gibt es mindestens einen passenden Saldo. Dadurch wird definiert, aus welchem Kontingent die Abwesenheitsdauer abgezogen wird und in welchen Saldo sie dann fliesst. Falls es nur einen Saldo zur Auswahl hat, wird dieser automatisch selektiert.
Jede Abwesenheit hat eine Dauer in Minuten. Die Eingabe der Dauer hängt jedoch von der Abwesenheitsart ab.
- Ganze Tage -> Dauer wird direkt aus den Sollstunden im Zeitraum abgeleitet und kann nicht eingegeben werden.
- Ein halber oder mehrere ganze Tage -> Beträgt der Zeitraum nur einen Tag, kann zwischen einem halben und einem ganzen Tag ausgewählt werden. Ansonsten wird die Dauer direkt aus den Sollstunden im Zeitraum abgeleitet und kann nicht eingegeben werden.
- Zeit-Eingabe -> Die Dauer kann manuell als Stunden und Minuten eingegeben werden. Alternativ kann auf Prozent-Eingabe gewechselt werden.
- Prozent-Eingabe -> Die Dauer kann als Prozent der Sollstunden im Zeitraum eingegeben werden. Alternativ kann auf Zeit-Eingabe gewechselt werden.
Kommentar
Abschnitt betitelt „Kommentar“Der Kommentar beinhaltet weitere Informationen, die den Grund der Abwesenheit beschreiben. Für gewisse Abwesenheitsarten ist ein Kommentar zwingend erforderlich.
Interne Anmerkung
Abschnitt betitelt „Interne Anmerkung“Wie der Kommentar beinhaltet die interne Anmerkung weitere Informationen, die den Grund der Abwesenheit beschreiben. Lese- und Schreibrechte auf dieses Feld können jedoch feingranular eingestellt werden.
Geplante Abwesenheits-Zeiten
Abschnitt betitelt „Geplante Abwesenheits-Zeiten“Pro Tag der Abwesenheit können geplante Abwesenheits-Zeiten eingegeben werden. Diese beschreiben Zeiträume, in denen die Absenz voraussichtlich bezogen wird.
Geplante Abwesenheits-Zeiten werden nicht validiert und nicht bei der Berechnung der Dauer einbezogen. Sie dienen rein zu Planungszwecken.
Validierung der Dauer
Abschnitt betitelt „Validierung der Dauer“Die Dauer einer Abwesenheit wird im Zusammenspiel mit anderen Abwesenheiten, mit Arbeitszeiten, Salden und mit Sollstunden für den/die Mitarbeiter/in validiert. Dabei gelten je nach Abwesenheitsart andere Regeln.
Eine Abwesenheit wird in Validierungs-Blöcke unterteilt (siehe Konfigurations-Möglichkeit Modus weiter unten). Für jeden Block wird geprüft, ob die berechnete Abwesenheitsdauer, summiert mit der Arbeitszeit und überlappenden Abwesenheiten in diesem Zeitraum, die erlaubte Summe der Maximal-Zeit für den Zeitraum des Validierungs-Blocks nicht überschreitet.
Zudem wird überprüft, ob die Summe der Abwesenheiten der aktuellen Abwesenheitsart den vorhandenen Anspruch nicht überschreitet, falls dies nicht erlaubt ist.
Nachfolgend werden die einzelnen Konfigurations-Möglichkeiten beschrieben, die einen Einfluss auf die Validierung haben.
Der Validierungs-Modus beschreibt die Art der Validierungs-Blöcke. Es gibt drei Varianten:
- Täglich: Für jeden Tag wird der proportionale Anteil der Abwesenheit an diesem Tag, relativ zu den Sollstunden an diesem Tag, berechnet und validiert.
- Wöchentlich: Für jede Woche, ausgehend vom ersten Tag der Abwesenheit, wird der proportionale Anteil der Abwesenheit in dieser Woche, relativ zu den Sollstunden in dieser Woche, berechnet und validiert.
- Ganze Abwesenheit: Über den gesamten Zeitraum wird die gesamte Abwesenheits-Dauer validiert.
Maximal-Zeit
Abschnitt betitelt „Maximal-Zeit“Die Maximal-Zeit beschreibt, wie viel Arbeitszeit und Abwesenheit pro Tag maximal erbracht werden darf. Grundsätzlich darf beliebig viel Arbeitszeit geleistet werden. Je nach Konfiguration schränkt eine Abwesenheit die Maximal-Zeit wie folgt ein:
- Unabhängig von Sollstunden: Keine Einschränkung
- Mehr Arbeitszeit als Sollstunden erlaubt: Summe der Absenzen darf Sollstunden nicht überschreiten. Keine Einschränkung auf Arbeitszeit
- Nicht mehr Arbeitszeit als Sollstunden erlaubt: Summe der Absenzen und Arbeitszeiten darf Sollstunden nicht überschreiten.
Pro Tag gilt jeweils die am meisten einschränkende Prüfung der Maximal-Zeit.
Anspruch
Abschnitt betitelt „Anspruch“Für gewisse Abwesenheitsarten gibt es Ansprüche. Ein solcher beschreibt, wie viel Abwesenheit für diese Art über den Zeitraum des Anspruchs erfasst werden darf.
Zudem kann angegeben werden, ob der Anspruch immer eingehalten werden muss. Wenn ja, kann nicht mehr Abwesenheit erfasst werden, als Anspruch zur Verfügung steht. Ansonsten kann der Anspruch überschritten werden.
Stornierung
Abschnitt betitelt „Stornierung“Eine verbuchte Abwesenheit kann storniert werden. Dann wird eine zweite Abwesenheit über denselben Zeitraum mit derselben Abwesenheitsart, aber mit negierter Dauer erstellt. Dadurch wird die initiale Abwesenheit effektiv negiert.